Après le succès de SharePoint et les nombreuses installations d’environnements (avec J ou sans L plan de gouvernance), une discussion revient régulièrement autour du suivi de l’activité de sa ferme SharePoint.

Ce suivi peut revêtir plusieurs formes et surtout concerner plusieurs types de personnes :

• Suivi des fréquentations (ou Web Analytics) généralement pour les gestionnaires de site qui peuvent ainsi savoir si leur site rencontre le succès escompté
• Suivi des modifications (audit) permettant aux administrateurs de retrouver qui a fait quoi sur le site
• Suivi de l’espace de stockage occupé par les collections de site et/ou bases de contenu pour les administrateurs de bases de données
• Suivi du nombre de collections de sites / sites / listes / éléments (documents de tel type par exemple…) pour les administrateurs SharePoint afin de constater et prévoir l’évolution des espaces de travail et au-delà des usages
• …

Seulement SharePoint n’offre que quelques rapports et interfaces de consultation, et surtout éparpillés : quelques rapports de fréquentation (mais disséminés par site ou par collection de sites), les rapports d’audit, les informations sur l’espace de stockage par collection via stsadm ou les pages de suivi de quota, les statistiques de recherche au niveau du fournisseur de services partagés (SSP) …

Bref, cette récupération d’information et sa synthétisation peut se révéler fastidieuse, surtout si on désire des comptes-rendus réguliers et à jour.

Pour palier à ces problématiques, des produits et des projets CodePlex sont apparus. Je ne rentrerai pas dans les détails de chacun mais simplement offrir une petite liste non exhaustive :

Nintex Reporting 2008 

Nintex a enrichi sa gamme de produits il y a quelques mois d’un outil dédié au reporting d’activité de fermes SharePoint. Il s’appuie sur Silverlight pour le rendu, de services de récolte des informations SharePoint, compteurs de performances etc… qui stockeront les infos sous SQL Server. Les rapports sont orientés autour de certains rôles clés:  IT ou Knowledge Manager, propriétaire de site, … Un SDK est disponible pour étendre le produit (création de nouveaux rapports par exemple).

MAPILab Statistics for Microsoft SharePoint

MAPILab ont eux aussi sorti un produit agencé autour de plusieurs fonctionnalités et présente des rapports uniquement orienté SharePoint (c’est-à-dire rien concernant des compteurs de perf) et pour la majorité reprennent les interfaces classiques (visites, pages vues, …) mais avec des graphiques et la possibilité de construire des filtres.

CardioLog for SharePoint (Lite & Entreprise)

Ce produit comporte lui aussi des rapports orientés purement SharePoint autour des Web Analytics (visiteurs, recherche, …) avec une version light gratuite et une version entreprise payante (pour être plus exact, les rapports peuvent être achetés séparément). Ces rapports utilisent une solution propriétaire avec leur propre code Javascript qui sera inséré dans les pages.

MSIT SharePoint Reporting Framework

Ce projet CodePlex produit par Microsoft tourne autour de quelques scripts SQL permettant de générer plusieurs tables de rapports et de collecter les informations directement depuis les bases de données de contenu SharePoint. Il est évidemment totalement déconseillé de les exécuter en production et vous devrez donc restaurer dans un environnement bac à sable vos bases pour en extraire vos informations. Si cela peut être imaginable à petite échelle, on imagine aisément les contraintes dès lors que vos bases pèsent plusieurs dizaines de Go… Une fois les tables générées et remplies elles pourront servir pour la conception de rapports via Reporting Services par exemple. On retrouve des informations sur la structure des sites, les quotas, le nombre de documents par type etc…

SharePoint Of View - SPReporting 

Un autre projet CodePlex dont je suis l’heureux papa (J) qui aborde d’une autre manière le sujet en fournissant un Framework de développement de rapports autour des axes que l’on retrouve dans les différents produits :

• la collecte d’information et sa génération sous forme de fichier(s) XML de structure quelconque
• l’utilisation de la transformation XSL pour adapter ces fichiers dans un format XML prédéfini et directement consommable par un composant Silverlight 2.0 (basé sur le Silverlight Toolkit) pour le rendu graphique

S’il est possible du coup de réaliser ses rapports sur mesure, l’orientation « Framework de développement » rebuteront les non développeurs.

>> Petite pub en passant : j’ai publié une nouvelle version (Release Candidate, hey !) il y a 2 semaines ajoutant quelques rapports et corrigeant quelques bugs. Je suis toujours preneur de vos retours ! :)

Version maison

Sorti des produits et projets, on peut évidemment partir sur une solution personnalisée, le gros du travail étant sur la récolte des informations. Le modèle objet de SharePoint nous permet d’extraire simplement énormément d’éléments, reste ensuite à les stocker quelque part, généralement en bases de données afin d’être facilement utilisables pour la génération des rapports (sous Excel ou Reporting Services par exemple).

Si le sujet vous intéresse et que vous souhaitez capitaliser sur SharePoint et ses affinités avec la BI, je vous invite à regarder le Webcast TechNet réalisé avec l’aide de Pascal Laforest autour du monitoring de ferme SharePoint :

Et n’oubliez pas ceci : une ferme SharePoint n’est pas une machine qu’on allume et oublie dans un coin, un suivi régulier est nécessaire et vous permettra de suivre l’évolution des besoins et de l’utilisation qui est faite de vos sites, mais aussi détecter les problèmes causés par le manque de maitrise sur l’environnement ou son développement anarchique.

En espérant ne pas vous avoir perdu en route !

Gat, SPMoniteur