Cette fonctionnalité disponible sous Excel 2003 et SharePoint 2003 permettait de synchroniser (lecture / écriture) vos listes SharePoint sous Excel, proposant ainsi un mode offline et la possibilité de créer une sorte de tableau de bord de vos listes.
Avec la sortie d'Office System 2007, ce rôle de gestionnaire de listes a été réattribué à Access 2007 au détriment d'Excel. Quelle surprise donc de ne plus pouvoir éditer ses listes depuis Excel alors que nous l'utilisions depuis un bon bout de temps.
Il reste bien sûr la possibilité d'exporter et de rafraîchir les données d'une liste en lecture seule, mais avouez que c'est déjà moins intéressant.
Pour résumer cet addin : il vous permettra d'exporter des tables sous Excel 2007 vers SharePoint, mais vous ne pourrez pas vous brancher sur des tables existantes (cela reste de la publication de tables). Ce qui signifie que vous risquez d'avoir du mal à être plusieurs à travailler sur une liste via Excel, sauf à se partager le fichier initial (et que faire si celui-ci est supprimé ?). Enfin, il doit bien exister quelques bidouilles pour arriver à ses fins. Autre chose de dommage : le fichier doit impérativement être sauvegardé sous l'ancien format Excel 97/2003 en binaire.
Je vais m'appliquer maintenant à vous redécrire certaines des étapes et un cas d'utilisation concret.
- Commencez donc par télécharger l'addin via le lien fourni plus haut (il vous faudra procéder à la vérification MS),
- Installez le sur votre ordinateur. Le répertoire par défaut est C:\2007 Office System Developer Resources\Code Samples\XL2007SynchronizeWSSandExcel, vous remarquerez que c'est le répertoire habituel pour tous les samples Office System, donc aussi de SharePoint.
- Une fois cette "installation" réalisée (ça tient plus du déploiement de fichiers qu'autre chose), vous devez ajouter et activer l'addin dans Excel 2007. Pour cela, lancer Excel, allez dans le menu principal, puis dans "Excel options" et l''onglet "Addins". Là, en bas de la page, cliquez sur "Manage" puis sur "Browse" et sélectionnez le fichier "SynchronizeWSSandExcel.xlam" situé dans le répertoire d'installation de l'addin. Validez et cochez bien la case "Synchronizewssandexcel" (sur le screenshot du MSDN, le nom semble erroné)
- L'addin est maintenant activé. Nous allons le tester de suite en créant un petit jeu de donné : remplissage de quelques colonnes, ajout d'une table avec en-tête et voilà le résultat :
- Sauvegardez au format 97/2003 (format binaire, le format Open XML ne marche pas avec cet addin). Quand vous sélectionnez la table, vous devriez trouver ceci dans l'onglet "Design"
- Cliquez sur "Publish and allow sync" pour ouvrir la fenêtre suivante. Remplissez la avec l'url de votre site SharePoint, un nom de liste et sa description. Cette liste sera créée, il faut donc pas qu'il existe une liste portant le même nom.
- Votre table est alors ajoutée sous forme de liste dans SharePoint. Rendez vous sur le site pour vérifier.
Le contenu est bien présent :
- Cerise sur le gâteau, petit tour dans les propriétés de la liste pour observer le type des colonnes :
Pas mal !
- Mais comme j'aime bien aller un peu plus loin, j'en profite pour changer le type de la colonne couleur pour en faire une liste de choix. J'ai désormais le choix entre "Argent", "Noir" et "Gris".
- Et tant qu'à faire, je change la couleur du portable en "Argent".
- Retour dans Excel. Je rafraîchis mes données en faisant un clic droit / Table / Discard changes and refresh.
Et là, magie ! Mes données sont mises à jour. Et en plus, j'ai dorénavant une liste déroulante pour le choix de la couleur.
- Je peux maintenant changer les valeurs, ajouter des listes, et quand je désire mettre à jour les données vers SharePoint, bouton droit / Table / Synchronize with SharePoint.
J'espère que vous profiterez bien de cet addin fort sympathique, en espérant qu'une nouvelle version permettant de se brancher sur une liste existante sorte un jour.
PS: comme vous l'avez remarquer, j'ai un Office US, il faudra donc adapter quelques éléments à la version FR.
[Edition suite à la remarque de Laurent] j'ai rajouté la mention du format du fichier, j'ai oublié de le stipuler, hors cela est bien dommage (et important pour le bon fonctionnement de l'addin)
Gat, synchronisation des montres !